ধরুন একজন নতুন buyer আপনার কাছে একটা বড় অর্ডারের দাম জানতে চাইলেন। আপনি উত্তর দিলেন rahim.traders2019@gmail.com থেকে। একই দিনে আরেকটা প্রতিষ্ঠান উত্তর দিল sales@theircompany.com থেকে। দাম কাছাকাছি হলে buyer কাকে বেশি ভরসা করবেন?
বেশিরভাগ মানুষ দ্বিতীয়টাকে। কারণ নিজের নামের email দেখলে বোঝা যায়, এটা একটা চালু প্রতিষ্ঠান, যার নিজের ঠিকানা আছে। এই লেখায় সহজ বাংলায় দেখব business email আসলে কী, Gmail থেকে কী কী তফাত, কোন পথে নেওয়া যায়, আর বদলানোর সময় কোন ভুলগুলো এড়াতে হয়।
Business email মানে কী
Business email হলো আপনার নিজের domain-এর নামে email ঠিকানা। যেমন আপনার website যদি yourcompany.com হয়, তাহলে email হবে name@yourcompany.com, sales@yourcompany.com বা accounts@yourcompany.com।
এর জন্য দুটো জিনিস লাগে:
- একটা domain, অর্থাৎ আপনার নিজের নামের ঠিকানা (.com, .com.bd ইত্যাদি)। website থাকলে domain আগে থেকেই আছে।
- একটা email সেবা, যেখানে চিঠিগুলো আসলে জমা থাকে। এটা Google Workspace, Microsoft 365, অথবা hosting-এর সঙ্গে আসা email হতে পারে।
তাই business email মানে নতুন কোনো app শেখা নয়। Google Workspace নিলে দেখতে প্রায় সেই চেনা Gmail-ই, শুধু ঠিকানাটা আপনার নিজের।
Gmail-এ সমস্যা কোথায়
ফ্রি Gmail খারাপ জিনিস নয়, ব্যক্তিগত কাজে খুবই ভালো। সমস্যা হয় যখন ব্যবসা বড় হতে শুরু করে।
১. ভরসার প্রশ্ন। নতুন customer, বিদেশি buyer, ব্যাংক বা বড় প্রতিষ্ঠান email-এর ঠিকানা দেখেই প্রথম ধারণা করে নেয়। tender, supplier registration বা corporate client-এর কাজে অনেক সময় প্রতিষ্ঠানের নিজের email-ই চাওয়া হয়।
২. প্রতারণার ঝুঁকি। কেউ চাইলে আজই আপনার প্রতিষ্ঠানের নামের মতো দেখতে একটা Gmail খুলে ফেলতে পারে, যেমন yourcompany.bd@gmail.com। তারপর সেখান থেকে আপনার customer-কে "নতুন account নম্বরে টাকা পাঠান" লিখতে পারে। নিজের domain থাকলে customer-কে বলে রাখা যায়, "আমাদের সব email আসে শুধু @yourcompany.com থেকে।" এতে ভুয়া email চেনা সহজ হয়।
৩. account কার হাতে। অনেক অফিসে sales-এর email একজন staff নিজের নামে খোলা Gmail দিয়ে চালান। তিনি চাকরি ছেড়ে গেলে customer-এর সব পুরোনো চিঠি, quote আর যোগাযোগ তাঁর সঙ্গেই চলে যায়। business email-এ account থাকে প্রতিষ্ঠানের হাতে। কেউ চলে গেলে admin তাঁর account বন্ধ করেন, আর চিঠিগুলো অন্য কাউকে দিয়ে দেন।
৪. চিঠি spam-এ যাওয়া। Google, Microsoft-এর মতো বড় email সেবা এখন দেখে, চিঠিটা সত্যিই যে domain-এর নামে এসেছে সেখান থেকেই পাঠানো কি না। নিজের domain-এ ঠিকভাবে setup করা থাকলে আপনার invoice আর quote customer-এর inbox-এ পৌঁছানোর সম্ভাবনা বাড়ে।
তিনটা পথ, সহজ ভাষায়
| পথ | কাদের জন্য মানায় | খেয়াল রাখার বিষয় |
|---|---|---|
| Google Workspace | যাঁরা Gmail-এ অভ্যস্ত, phone-এ বেশি কাজ করেন | প্রতি user-এর জন্য নিয়মিত fee; সঙ্গে Drive, Meet, Calendar |
| Microsoft 365 | যাঁদের অফিসে Word, Excel, Outlook-ই মূল | প্রতি user-এর জন্য নিয়মিত fee; সঙ্গে Office app আর OneDrive |
| Hosting-এর email | খুব ছোট দল, অল্প email আসা-যাওয়া | জায়গা আর নিরাপত্তা hosting-এর মানের ওপর নির্ভর করে |
কোনটা নেবেন, তা ঠিক হয় আপনার দল কীভাবে কাজ করে তা দেখে। অফিসের সবাই যদি সারাদিন Excel-এ হিসাব রাখেন, Microsoft 365 সুবিধার। দল যদি বেশিরভাগ সময় বাইরে থাকে আর phone-এ কাজ করে, Google Workspace সহজ লাগে। দুই-তিনজনের নতুন ব্যবসা অনেক সময় hosting-এর email দিয়ে শুরু করে, পরে বড় হলে সরে যায়।
একটা কথা মনে রাখবেন: সবার জন্য আলাদা account লাগে না। info@ বা sales@-এর মতো ঠিকানা অনেক সময় একটা account-এর ভেতরে "alias" হিসেবে রাখা যায়, আলাদা fee ছাড়াই। কতজনের আলাদা account লাগবে, আগে সেটা গুনে নিন।
Setup-এর সময় যে তিনটা জিনিস বাদ পড়ে
অনেক প্রতিষ্ঠান business email চালু করে, কিন্তু নিচের তিনটা ঠিকমতো না থাকায় তাদের চিঠি spam-এ যায়। নামগুলো technical শোনালেও কাজটা একবারের।
- SPF: domain-এর setting-এ একটা লাইন, যেটা বলে "এই সেবা থেকে আমাদের নামে email পাঠানো বৈধ।"
- DKIM: প্রতিটা চিঠিতে একটা ডিজিটাল সই, যেটা দেখে গ্রহণকারী বোঝে চিঠিটা পথে বদলানো হয়নি।
- DMARC: একটা নিয়ম, যেটা বলে কেউ আপনার নামে ভুয়া email পাঠালে গ্রহণকারী কী করবে।
এই তিনটা ঠিক থাকলে আপনার নাম ব্যবহার করে ভুয়া email পাঠানো কঠিন হয়, আর আসল চিঠি inbox-এ পৌঁছানোর সম্ভাবনা বাড়ে। setup-এর কাজ যিনিই করুন, শেষে এই তিনটা চালু আছে কি না জিজ্ঞেস করে নিন।
Gmail থেকে সরানোর আগে ৫টা কাজ
- পুরোনো চিঠি সরিয়ে আনুন। পুরোনো Gmail-এর জরুরি চিঠি আর contact নতুন account-এ import করা যায়। কোন account-এর কোন চিঠি লাগবে, আগে ঠিক করুন।
- পুরোনো Gmail কিছুদিন খোলা রাখুন। কয়েক মাস সেখানে আসা চিঠি নতুন ঠিকানায় forward করুন, যাতে পুরোনো customer-এর চিঠি না হারায়।
- সব জায়গায় ঠিকানা বদলান। website, Facebook page, Google-এর ব্যবসার তালিকা, visiting card, invoice আর প্যাড — সব জায়গায় নতুন ঠিকানা দিন।
- জরুরি account-এর login বদলান। bank, payment gateway, domain আর hosting-এর account যদি কোনো staff-এর ব্যক্তিগত Gmail-এ খোলা থাকে, সেগুলো প্রতিষ্ঠানের email-এ আনুন।
- দুই ধাপের যাচাই চালু করুন। প্রতিটা account-এ password-এর সঙ্গে phone-এ code (2-step verification) চালু রাখুন। একটা চুরি হওয়া password-এ পুরো অফিসের চিঠি খুলে যাওয়া আটকায়।
খরচ কেমন হয়
খরচের দুটো অংশ। একটা হলো email সেবার নিয়মিত fee, যা প্রতি user ধরে হয় আর সেবাদাতা ঠিক করে। অন্যটা হলো একবারের setup: domain-এর setting, SPF/DKIM/DMARC, পুরোনো চিঠি সরানো আর সবার phone ও computer-এ চালু করে দেওয়া। আমাদের setup-এর দাম আর domain-hosting-এর বাৎসরিক খরচ খোলাখুলি দেওয়া আছে IT ও ক্লাউড পাতায়।
যদি এখনো website না থাকে, domain নেওয়ার সময়ই email-এর পরিকল্পনা করে নেওয়া ভালো। website-এর খরচ নিয়ে আমাদের আলাদা লেখা আছে: ই-কমার্স ওয়েবসাইট বানাতে কত খরচ।
সাধারণ প্রশ্ন
আমার website নেই, তবুও কি business email নেওয়া যায়? যায়। শুধু একটা domain কিনলেই হয়। website পরে বানালেও একই domain-এ চলবে, email বদলাতে হবে না।
business email কি phone-এ চলে? হ্যাঁ। Gmail app, Outlook app বা phone-এর সাধারণ mail app-এ যোগ করা যায়। দেখতে আর চালাতে প্রায় আগের মতোই।
পরে Google Workspace থেকে Microsoft 365-এ (বা উল্টো) যাওয়া যায়? যায়, কারণ ঠিকানাটা আপনার domain-এর, কোনো সেবাদাতার নয়। চিঠি সরানো আর setting বদলানোর কাজ লাগে, তবে customer-কে নতুন ঠিকানা দিতে হয় না।
আপনার অফিসের জন্য কোন পথ ঠিক, এক call-এ বুঝে নেওয়া যায়। email-এর setup আর মাসিক IT সাপোর্টের বিস্তারিত দেখতে IT ও ক্লাউড পাতা খুলুন, অথবা সব সেবার দাম একসঙ্গে দেখুন প্যাকেজ পাতায়।