সকাল নয়টায় একটা ডায়াগনস্টিক সেন্টারের reception-এ লম্বা লাইন। একজন রোগী জানতে চান গতকালের রক্ত পরীক্ষার report হয়েছে কি না। আরেকজন ডাক্তারের serial নিতে এসেছেন। পাশে cashier খাতায় আজকের বিল লিখছেন, আর lab থেকে কেউ ফোন করে জিজ্ঞেস করছেন কোন sample কার। এই দৃশ্য বাংলাদেশের অনেক clinic আর diagnostic center-এর রোজকার ছবি। সমস্যা মানুষের নয়। সমস্যা হলো তথ্য চার জায়গায় চার রকম করে লেখা থাকে।
Hospital management software এই চার জায়গাকে এক system-এ আনে। এই লেখায় সহজ বাংলায় দেখব এমন software-এ কী কী থাকে, কোন প্রতিষ্ঠানের কতটুকু লাগে, আর কেনার আগে কী কী জিজ্ঞেস করবেন।
Hospital management software আসলে কী করে
সহজ কথায়, একজন রোগী প্রথম যেদিন আসেন, সেদিন তাঁর একটা নম্বর তৈরি হয়। এরপর তিনি যতবার আসুন, যে পরীক্ষাই করান, যত বিলই হোক, সব সেই এক নম্বরের নিচে জমা থাকে। Reception, ডাক্তারের chamber, lab, pharmacy আর cash counter একই তথ্য দেখে।
ফলে একই নাম-ঠিকানা বারবার লিখতে হয় না। কোন report কার, তা নিয়ে ভুল কমে। আর দিনের শেষে মালিক বা manager এক screen-এ দেখতে পান আজ কতজন রোগী এলেন, কত টাকার বিল হলো, কত টাকা বাকি।
কোন কোন অংশ থাকে
প্রতিষ্ঠান ভেদে দরকার আলাদা, তবে বেশিরভাগ system এই অংশগুলো দিয়ে তৈরি। প্রতিটাকে software-এর ভাষায় module বলে।
১. রোগী নিবন্ধন: নাম, বয়স, ফোন নম্বর আর একটা স্থায়ী রোগী ID। পরের বার ফোন নম্বর দিলেই আগের সব তথ্য চলে আসে।
২. Appointment ও serial: কোন ডাক্তার কবে বসবেন, কয়টা serial খালি। রোগী ফোনে serial নিলে তাঁর ফোনে SMS যায়। Reception-এ ভিড় কমে, আর ডাক্তারও জানেন আজ কতজন আসবেন।
৩. ডাক্তারের chamber: রোগীর আগের পরীক্ষা আর আগের prescription একসঙ্গে দেখা যায়। Prescription print করা যায়, আর সেটা রোগীর ইতিহাসে জমা থাকে।
৪. Lab ও diagnostic report: পরীক্ষার order থেকে sample, sample থেকে result, result থেকে report। প্রতিটা sample-এ barcode থাকলে কার sample কোনটা, তা নিয়ে ভুল হয় না। Report তৈরি হলে রোগীকে SMS যায়, আর তিনি নিজে এসে বা online-এ report নিতে পারেন।
৫. Billing: পরীক্ষা, consultation, ভর্তি, ওষুধ, সব বিল এক জায়গায়। কত টাকা দিলেন, কত বাকি, কোন ছাড় কে দিলেন, সব লেখা থাকে। bKash, Nagad বা card-এর payment-ও রেকর্ড হয়।
৬. ভর্তি রোগী (IPD): যেখানে রোগী ভর্তি থাকেন, সেখানে কোন bed খালি, কোন রোগী কোন ward-এ, প্রতিদিনের খরচ কত জমল। ছুটির দিনে পুরো বিল এক click-এ।
৭. Pharmacy: ওষুধের stock, batch আর মেয়াদ শেষের তারিখ। ফার্মেসির software নিয়ে আমাদের আলাদা লেখা আছে: দোকান, ফার্মেসি আর রেস্টুরেন্টের POS software।
৮. হিসাব ও report: দিনের, মাসের আর বিভাগ ধরে আয়। কোন পরীক্ষা বেশি হয়, কোন ডাক্তারের রোগী বেশি, কোথায় বকেয়া জমছে।
কোন প্রতিষ্ঠানের কতটুকু লাগে
সবার পুরো hospital system লাগে না। প্রয়োজনের চেয়ে বড় software কিনলে টাকাও বেশি যায়, staff-ও বিরক্ত হন।
ডাক্তারের chamber বা ছোট clinic: রোগী নিবন্ধন, serial আর prescription। সঙ্গে সাধারণ billing। এটুকুতেই অনেক খাতার কাজ বন্ধ হয়।
Diagnostic center: এখানে আসল কাজ lab-এ। তাই sample-এর barcode, report তৈরি, report-এর SMS আর billing সবচেয়ে জরুরি। রোগী যেন report-এর জন্য বারবার ফোন না করেন, সেটাই বড় সুবিধা।
ভর্তি সুবিধাসহ hospital: ওপরের সবকিছু, সঙ্গে IPD, bed, ward, pharmacy আর বিভাগ ধরে হিসাব। এখানে user বেশি, তাই কে কী দেখতে পারবেন, সেই অনুমতির নিয়মও দরকার।
কয়েক শাখা থাকলে আরেকটা প্রশ্ন আসে: সব শাখা কি একই data দেখবে? Custom software-এ এটা শুরুতেই ঠিক করে নেওয়া যায়।
তৈরি software নাকি নিজের নিয়মে বানানো
বাজারে তৈরি hospital software আছে, আবার নিজের প্রতিষ্ঠানের নিয়মে বানিয়েও নেওয়া যায়। দুটোরই জায়গা আছে।
তৈরি software দ্রুত চালু হয়। তবে আপনার কাজের ধারা software-এর মতো করে বদলাতে হতে পারে। আপনার report-এর format, বিলের নিয়ম বা ছাড়ের নিয়ম আলাদা হলে সেটা সব সময় মেলে না।
নিজের নিয়মে বানানো software আপনার report format, বিলের নিয়ম আর বিভাগ ধরে বানানো হয়। সময় বেশি লাগে, কিন্তু staff-কে নতুন নিয়ম শিখতে হয় কম। Creative Digital IT-তে custom software-এর পুরো source code আর server-এর access শেষ কিস্তির পরে আপনার হাতে দেওয়া হয়।
আমাদের সফটওয়্যার সেবার পাতায় "Hospital, clinic & diagnostic" আলাদা সেবা হিসেবে আছে: রোগী, appointment, lab report আর billing একসঙ্গে। শুরুর দামও সেখানে দেওয়া আছে। আসল খরচ module আর user সংখ্যা দেখে লিখিত quote-এ ঠিক হয়।
পুরোনো খাতা আর Excel-এর তথ্য কী হবে
অনেক প্রতিষ্ঠান বছরের পর বছর Excel বা খাতায় রোগীর তথ্য রেখেছেন। নতুন software-এ যাওয়া মানে সেসব ফেলে দেওয়া নয়। Excel, Google Sheet বা পুরোনো software থেকে তথ্য এনে মিলিয়ে দেখানো হয়, তারপর চালু করা হয়। কীভাবে ধাপে ধাপে এটা করা হয়, তা পড়ুন Excel থেকে software-এ যাওয়ার ৭ ধাপ লেখায়।
রোগীর তথ্যের নিরাপত্তা
রোগীর রোগ, পরীক্ষার ফল আর ফোন নম্বর খুব ব্যক্তিগত তথ্য। তাই software বাছাইয়ের সময় এই কয়েকটা জিনিস দেখুন:
- প্রতিটা staff-এর আলাদা login, আর কে কোন অংশ দেখতে পারবেন তার নিয়ম। Cashier-এর রোগীর report দেখার দরকার নেই।
- কে কখন কোন তথ্য বদলালেন, তার রেকর্ড।
- নিয়মিত backup, আর backup কোথায় থাকে তা লিখিত।
- Internet চলে গেলে কী হবে, আর কত দ্রুত আবার চালু হবে।
কেনার আগে এই ৬টা প্রশ্ন করুন
- আমাদের report-এর format আর বিলের নিয়ম কি software-এ হুবহু আনা যাবে?
- কতজন user চালাতে পারবেন, আর user বাড়লে খরচ কত বাড়ে?
- পুরোনো রোগীর তথ্য কে আনবে, আর আনার পরে মিলিয়ে দেখাবে কে?
- Staff training কি দামের ভেতরে?
- চালুর পরে সমস্যা হলে কত দিন ফ্রি সাপোর্ট, তারপর মাসে কত?
- Data আর source code কার কাছে থাকবে?
সময় আর টাকা কীভাবে দিতে হয়
আমাদের ERP ধরনের software বানাতে সাধারণত ৬ থেকে ১৪ সপ্তাহ লাগে, module সংখ্যার ওপর। প্রথম আলোচনার পরে সপ্তাহ ধরে লিখিত timeline দেওয়া হয়। বড় software-এ পুরো টাকা আগে নেওয়া হয় না: ৪০% শুরুতে, ৪০% মূল module চালিয়ে দেখানোর পরে, আর ২০% চালু, staff training আর data migration শেষে। চালুর পরে প্রথম ৩০ দিন ফ্রি সাপোর্ট। বিস্তারিত package পাতায়।
ERP জিনিসটা কী, আর ব্যবসায় কখন লাগে, তা নিয়ে জানতে পড়ুন ERP সফটওয়্যার কী। আপনার clinic বা diagnostic center-এর জন্য কোন module লাগবে, তা একটা call-এ বুঝে নিতে ফ্রি পরামর্শ নিন। ফোন বা WhatsApp: 01868996666।
সাধারণ প্রশ্ন
ছোট clinic-এর কি hospital software লাগে? পুরো hospital system লাগে না। রোগী নিবন্ধন, serial, prescription আর billing দিয়ে শুরু করা যায়। পরে দরকার হলে lab বা pharmacy যোগ করা যায়।
Report কি রোগী online-এ পাবেন? হ্যাঁ, এমনভাবে বানানো যায় যে report তৈরি হলে রোগীর ফোনে SMS যাবে, আর তিনি link থেকে report দেখতে বা নামাতে পারবেন।
Software কি phone থেকে চালানো যায়? যায়। আমাদের software web থেকে চলে, দরকার হলে iPhone আর Android app-ও বানানো হয়। মালিক বা manager phone থেকেই দিনের হিসাব দেখতে পারেন।