মাসের শেষ দিন। অফিসের তিনজন তিনটা Excel ফাইল খুলে বসে আছেন। একটায় বিক্রি, একটায় স্টক, আরেকটায় বাকি টাকার হিসাব। তিনটা ফাইলের মোট মেলে না। কে কোন ফাইলের পুরনো কপিতে কাজ করেছেন, কেউ নিশ্চিত নন। শেষে মালিক সিদ্ধান্ত নেন, "এবার software নেব।"
সিদ্ধান্তটা ঠিক। কিন্তু software কেনার পরেও কিছু ব্যবসা কয়েক মাসের মধ্যে আবার Excel-এ ফিরে যায়। কারণ software খারাপ ছিল, তা প্রায়ই নয়। কারণ যাওয়ার কাজটা ঠিকমতো হয়নি: পুরনো data এলোমেলো এসেছে, staff নতুন system-এ ভরসা পাননি, আর দুই জায়গায় একসঙ্গে হিসাব চলেছে।
এই লেখায় Excel বা খাতা থেকে software-এ যাওয়ার ৭টা ধাপ ধরে ধরে দেখব, যাতে কোনো record না হারায় আর staff প্রথম দিন থেকে নতুন system-এ কাজ করেন। কোন সময়ে ERP লাগে, সেটা নিয়ে আমাদের আগের লেখা আছে: ERP সফটওয়্যার কী, আর ছোট-মাঝারি ব্যবসার কখন লাগে। এই লেখা তার পরের ধাপ নিয়ে, সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়ে গেলে কী করবেন।
ধাপ ১: আজ কোন কোন ফাইলে কাজ চলে, তালিকা করুন
প্রথম কাজ software খোঁজা নয়, নিজের ফাইল গোনা। একটা কাগজে লিখুন:
- কোন কোন Excel বা Google Sheet ফাইল নিয়মিত খোলা হয় (বিক্রি, স্টক, customer, supplier, বেতন, খরচ)।
- কে কোন ফাইলে লেখেন, আর কত দিন পরপর।
- কোন হিসাব এখনো খাতায় হয়, Excel-এ ওঠে না।
- কোন ফাইল থেকে মাস শেষে report বানানো হয়।
এই তালিকা থেকেই বোঝা যায় software-এ কোন কোন অংশ (module) লাগবে। অনেক সময় দেখা যায়, যা ভাবছিলেন তার চেয়ে কম লাগে। শুধু বিল আর স্টক হলে একটা POS যথেষ্ট; শাখা, HR আর হিসাব একসঙ্গে হলে ERP।
ধাপ ২: পুরনো data-র কতটা আসবে, ঠিক করুন
সব পুরনো data নতুন system-এ আনা জরুরি নয়। তিন ভাগে ভাবুন:
- অবশ্যই আসবে: পণ্যের তালিকা ও দাম, বর্তমান স্টক, customer আর supplier-এর তালিকা, কার কাছে কত বাকি।
- সারাংশ এলেই চলে: পুরনো বছরের বিক্রি। প্রতিটা বিল না এনে মাস ধরে মোট আনলে report-এ তুলনা করা যায়।
- না আনলেও চলে: বন্ধ হয়ে যাওয়া পণ্য, বহু বছর লেনদেন নেই এমন customer। এগুলো Excel-এই রেখে দিন, archive হিসেবে।
এই ভাগ আগে করলে migration-এর খরচ আর সময় দুটোই কমে, আর নতুন system শুরু থেকেই পরিষ্কার থাকে।
ধাপ ৩: যাওয়ার আগে data পরিষ্কার করুন
Excel-এর সবচেয়ে বড় সমস্যা হলো একই জিনিস একাধিক নামে থাকে। নতুন software এগুলোকে আলাদা জিনিস ধরবে। যাওয়ার আগে খুঁজে দেখুন:
- একই customer দুই নামে: "রহিম স্টোর" আর "Rahim Store", বা একই phone নম্বর দুই নামে।
- একই পণ্য দুই কোডে: পুরনো কোড আর নতুন কোড, দুটোতেই স্টক।
- একক মেলে না: কোথাও "পিস", কোথাও "ডজন", কোথাও "কার্টন"।
- ফাঁকা ঘর: দাম নেই, phone নেই, তারিখ নেই।
- তারিখের ধরন: কোথাও 05/03, কোথাও 3 May, যা software ভুল মাসে পড়তে পারে।
এই কাজটা ব্যবসার মানুষই সবচেয়ে ভালো পারেন, কারণ কোনটা আসলে একই customer, তা আপনার staff জানেন। Software দল ফাইল দেখে তালিকা বানিয়ে দিতে পারে, কিন্তু শেষ সিদ্ধান্ত আপনার।
ধাপ ৪: একটা "কাটার দিন" ঠিক করুন
নতুন system কোন দিন থেকে আসল হিসাব রাখবে, সেই তারিখটা আগে ঠিক করুন। মাসের প্রথম দিন সাধারণত সহজ, কারণ আগের মাসের হিসাব বন্ধ হয়ে যায়।
কাটার দিনের আগের রাতে তিনটা জিনিস করুন:
- সব শাখা বা গুদামে আসল মাল গুনে স্টক মিলিয়ে নিন।
- প্রতিটা customer আর supplier-এর বাকি টাকার শেষ হিসাব ঠিক করুন।
- হাতে থাকা নগদ আর bank-এর balance লিখে রাখুন।
এই তিনটা সংখ্যাই নতুন system-এর শুরুর balance। এগুলো ভুল হলে পরের প্রতিটা report ভুল আসবে।
ধাপ ৫: কিছু দিন দুই জায়গায় চালিয়ে মিলিয়ে দেখুন
প্রথম ২ থেকে ৪ সপ্তাহ পুরনো পদ্ধতি একেবারে বন্ধ না করাই নিরাপদ। নতুন software-এ সব কাজ হবে, আর দিনের শেষে একজন মূল সংখ্যাগুলো পুরনো পদ্ধতির সঙ্গে মিলিয়ে দেখবেন: আজকের বিক্রি, হাতের নগদ, প্রধান ১০টা পণ্যের স্টক।
কয়েক দিন টানা মিলে গেলে staff-এর ভরসা আসে, আর তখন পুরনো ফাইল বন্ধ করুন। তবে সময়সীমা আগে ঠিক রাখুন। দুই জায়গায় অনির্দিষ্টকাল চালালে staff-এর কাজ দ্বিগুণ হয়, আর লোকে আবার পুরনো অভ্যাসে ফিরে যায়।
ধাপ ৬: staff-কে কাজ ধরে শেখান, menu ধরে নয়
"এই বোতামে এটা হয়" ধরনের training বেশিদিন মনে থাকে না। তার বদলে প্রত্যেকের নিজের রোজকার কাজ ধরে শেখান:
- Counter-এর staff: বিল করা, ফেরত নেওয়া, দিন শেষে ক্যাশ মেলানো।
- গুদামের staff: মাল ঢোকানো, এক শাখা থেকে আরেক শাখায় পাঠানো।
- হিসাবরক্ষক: বাকি আদায়, খরচ লেখা, মাসের report।
- মালিক: phone থেকে আজকের বিক্রি দেখা আর approval দেওয়া।
প্রতিটা দলের জন্য এক পাতার একটা ছোট নির্দেশিকা রাখুন। প্রথম সপ্তাহে প্রশ্ন বেশি আসবে, সেটাই স্বাভাবিক।
ধাপ ৭: পুরনো ফাইল বন্ধ করুন, কিন্তু মুছবেন না
দুই জায়গার হিসাব কয়েক সপ্তাহ মিলে গেলে পুরনো Excel ফাইল "শুধু পড়ার" অবস্থায় রেখে দিন। কেউ যেন আর সেখানে নতুন কিছু না লেখেন। কিন্তু ফাইলগুলো মুছবেন না। কর বা হিসাবের পুরনো প্রশ্ন এলে, বা কোনো পুরনো লেনদেন খুঁজতে হলে, এগুলো কাজে লাগবে। একটা কপি অফিসের বাইরে নিরাপদ জায়গায় রাখুন।
Software দলকে যে প্রশ্নগুলো করবেন
ধাপগুলো আপনার দিক থেকে। Software যিনি বানাবেন বা দেবেন, তাঁকে migration নিয়ে আলাদা করে জিজ্ঞেস করুন:
- পুরনো data কে আনবে, আর আনার পরে মিলিয়ে দেখাবে কি না?
- Migration-এর খরচ software-এর দামের ভেতরে, নাকি আলাদা?
- কাটার দিনে আর প্রথম সপ্তাহে দলের কেউ পাশে থাকবেন কি না?
- পরে কখনো সরে যেতে চাইলে নিজের data Excel-এ বের করে নেওয়া যাবে কি না?
আমরা Creative Digital IT-এ এগুলো এভাবে করি: Excel, Google Sheet বা পুরনো software থেকে data এনে আগে আপনাকে মিলিয়ে দেখাই, তারপর চালু করি। Custom software-এ টাকা তিন কিস্তিতে নিই, আর শেষ ২০% নিই চালু, staff training আর data migration শেষ হওয়ার পরে। আলাদা কাজ হিসেবে data migration শুরু ৳50,000 থেকে; আসল খরচ data-র পরিমাণ দেখে লিখিত quote-এ জানাই। Cloud package-এ software আমাদের server-এ চলে, কিন্তু data আপনার, যেকোনো সময় export করতে পারবেন। সব package আর দাম এক পাতায় আছে: প্যাকেজ।
শেষ কথা
Excel থেকে software-এ যাওয়া একদিনের কাজ নয়, আবার কয়েক মাসেরও নয়। ফাইলের তালিকা, data পরিষ্কার, একটা কাটার দিন, কয়েক সপ্তাহ মিলিয়ে দেখা, আর কাজ ধরে training, এই কয়টা ধাপ ঠিকমতো হলে প্রথম মাস থেকেই হিসাব এক জায়গায় আসে।
আপনার ব্যবসায় এখন কয়টা ফাইলে কাজ চলে, কোনটা আগে software-এ আনা উচিত, একটা call-এ সেটা একসঙ্গে দেখে নিতে পারি। ফ্রি পরামর্শ নিন।
সাধারণ প্রশ্ন
Excel থেকে software-এ যেতে কত সময় লাগে? Cloud POS-এ সময় নির্ভর করে পণ্য আর customer-এর তালিকা কত বড় তার ওপর। Custom ERP বানাতে আমাদের সাধারণত ৬ থেকে ১৪ সপ্তাহ লাগে, module সংখ্যার ওপর; data migration তার শেষ ধাপে হয়। এর পরে ২ থেকে ৪ সপ্তাহ দুই জায়গায় মিলিয়ে দেখা ভালো।
পুরনো সব বিল কি নতুন software-এ আনতে হবে? না। পণ্য, স্টক, customer, supplier আর বাকির হিসাব অবশ্যই আনুন। পুরনো বছরের বিক্রি মাস ধরে মোট আনলেই সাধারণত report-এর কাজ চলে। বাকিটা Excel-এ archive হিসেবে রাখুন।
Google Sheet থেকেও কি data আনা যায়? হ্যাঁ। Excel, Google Sheet বা পুরনো software, তিনটা থেকেই data আনা যায়। আনার পরে মিলিয়ে দেখানো হয়, তারপর চালু হয়।
Staff যদি নতুন software-এ অভ্যস্ত না হন? প্রথম সপ্তাহে এটাই সবচেয়ে সাধারণ সমস্যা। প্রত্যেককে তাঁর নিজের কাজ ধরে শেখান, এক পাতার নির্দেশিকা দিন, আর কয়েক সপ্তাহ পুরনো হিসাবের সঙ্গে মিলিয়ে দেখুন। সংখ্যা মিলতে দেখলেই ভরসা আসে।