জানুয়ারি এলেই স্কুলের অফিসে একই ছবি দেখা যায়। ভর্তির ফর্মের স্তূপ, বেতনের রসিদ বই, আর অভিভাবকের লাইন। কেউ জানতে চান সন্তানের বেতন কত বাকি, কেউ চান গত পরীক্ষার রেজাল্ট। অফিসের দুজন মানুষ খাতা আর Excel ঘেঁটে উত্তর খোঁজেন। শিক্ষকরা রেজাল্টের নম্বর তোলেন আলাদা শিটে, তারপর কেউ সেটা আবার টাইপ করেন।
এই কাজগুলো এক জায়গায় আনার জন্যই school management software। এই লেখায় দেখব software-টা আসলে কী করে, কোন অংশ আগে লাগে, আর কেনার আগে কী কী প্রশ্ন করে নেওয়া ভালো। টাকার অঙ্ক এখানে বলব না। দামের জন্য নিচে আমাদের সেবা পাতার link দেওয়া আছে।
School management software কী করে
সহজ কথায়, এটা স্কুলের সব তথ্যের একটা খাতা, যা সবাই নিজের অংশটুকু দেখতে পান। অফিস দেখে ভর্তি আর বেতন, শিক্ষক দেখেন নিজের ক্লাস আর নম্বর, প্রধান শিক্ষক দেখেন পুরো ছবি, আর অভিভাবক পান নিজের সন্তানের খবর।
আমাদের সফটওয়্যার পাতায় এই সেবার মূল চারটা কাজ লেখা আছে: ভর্তি, বেতন, রেজাল্ট আর অভিভাবককে SMS। প্রতিটা একটু খুলে বলি।
চারটা মূল অংশ
১. ভর্তি আর শিক্ষার্থীর তথ্য: প্রতিটা শিক্ষার্থীর একটা profile থাকে: নাম, ক্লাস, section, roll, অভিভাবকের phone, ছবি। নতুন বছরে ক্লাস উঠলে পুরো ক্লাস একসঙ্গে পরের ক্লাসে তোলা যায়, প্রতিজনকে আলাদা করে নয়। ভর্তির সময় ফর্মের তথ্য একবার তুললেই হয়। পরে বেতন, হাজিরা, রেজাল্ট সব সেই profile-এ জমা হয়।
২. বেতন আর বকেয়া: মাসিক বেতন, ভর্তি fee, পরীক্ষার fee আলাদা করে ধরা যায়। কে কোন মাসের বেতন দিয়েছেন, কার কত বাকি, তা এক screen-এ দেখা যায়। টাকা নিলে রসিদ software থেকেই বের হয়। চাইলে bKash বা Nagad-এ নেওয়া টাকার হিসাবও এখানে রাখা যায়। মাস শেষে কত উঠল আর কত বাকি, সেই report হাতে লিখে বানাতে হয় না।
৩. পরীক্ষা আর রেজাল্ট: শিক্ষক নিজের বিষয়ের নম্বর তোলেন। software নিজেই মোট নম্বর, গ্রেড আর মেধাক্রম হিসাব করে। প্রতিটা শিক্ষার্থীর report card ছাপার মতো করে তৈরি হয়। একই নম্বর দুবার টাইপ করার দরকার পড়ে না, তাই ভুলও কমে।
৪. অভিভাবককে SMS: বেতনের তারিখ, ছুটির খবর, পরীক্ষার সূচি বা রেজাল্ট বের হওয়ার খবর অভিভাবকের phone-এ SMS হিসেবে যায়। পুরো স্কুল, একটা ক্লাস, বা শুধু যাঁদের বেতন বাকি, যাকে দরকার শুধু তাঁকেই পাঠানো যায়।
আর কী কী যোগ করা যায়
চারটা মূল অংশের বাইরে প্রতিটা স্কুলের প্রয়োজন আলাদা। সাধারণত যা চাওয়া হয়:
- শিক্ষার্থীর দৈনিক হাজিরা, আর অনুপস্থিত হলে অভিভাবককে খবর
- শিক্ষক ও কর্মচারীর হাজিরা আর বেতন
- ক্লাস রুটিন আর পরীক্ষার সূচি
- অভিভাবকের জন্য phone app বা web, যেখানে বেতন আর রেজাল্ট দেখা যায়
- কয়েকটা শাখা থাকলে সব শাখার হিসাব এক জায়গায়
সব একসঙ্গে শুরু করতে হবে, এমন নয়। অনেক স্কুল প্রথমে শুধু ভর্তি আর বেতন দিয়ে শুরু করে। কারণ টাকার হিসাবেই সবচেয়ে বেশি সময় যায় আর ভুল হয়। তারপর রেজাল্ট আর SMS যোগ হয়।
শিক্ষক-কর্মচারীর বেতনের অংশটা আসলে HR আর payroll-এর কাজ। ব্যবসার জন্য বানানো ERP-তে যেমন হিসাব, স্টক আর বেতন এক system-এ থাকে, স্কুলেও তেমন করা যায়। ERP জিনিসটা কী, তা নিয়ে আমাদের আলাদা লেখা আছে: ERP সফটওয়্যার কী, আর ছোট-মাঝারি ব্যবসার কখন লাগে।
নভেম্বরেই কেন ভাবা দরকার
বাংলাদেশে বেশিরভাগ স্কুলের নতুন শিক্ষাবর্ষ শুরু হয় জানুয়ারিতে, আর ভর্তির চাপ থাকে ডিসেম্বর-জানুয়ারি জুড়ে। Software বানাতে সময় লাগে, আর তার আগে আলোচনা আর পুরোনো data তোলার কাজ থাকে। আমাদের সফটওয়্যার পাতায় লেখা আছে, এ ধরনের system বানাতে সাধারণত ৬ থেকে ১৪ সপ্তাহ লাগে, module কতগুলো তার ওপর।
তাই যে বছরে চালু করতে চান, তার আগের মাসগুলোতেই কথা শুরু করা ভালো। মাঝ-বছরে চালু করাও যায়। তবে তখন অর্ধেক বছরের হিসাব পুরোনো খাতায় আর অর্ধেক নতুন system-এ থাকে। বছরের শুরু থেকে চালু করলে পুরো বছরের হিসাব এক জায়গায় থাকে।
পুরোনো খাতা আর Excel-এর কী হবে
এই প্রশ্নটাই সবচেয়ে বেশি আসে। উত্তর হলো, পুরোনো data নতুন system-এ আনা যায়। শিক্ষার্থীর তালিকা, অভিভাবকের phone, বকেয়া বেতন, Excel বা Google Sheet-এ যা আছে, তা তুলে মিলিয়ে দেখানো হয়, তারপর চালু হয়।
কাজটা কীভাবে ধাপে ধাপে করলে একটা record-ও হারায় না, তা নিয়ে আমাদের আলাদা লেখা আছে: Excel থেকে software-এ: data না হারিয়ে ৭ ধাপ। খাতায় হাতে লেখা তথ্য থাকলে সেটা আগে টাইপ করে তুলতে হয়, তাই সেই সময়টাও হিসাবে রাখুন।
কেনার আগে এই প্রশ্নগুলো করুন
যার কাছ থেকেই নিন, এই প্রশ্নগুলোর উত্তর লিখিতভাবে নিয়ে নিন:
- Data কার? স্কুলের সব তথ্য যেকোনো সময় export করে নিজের কাছে নেওয়া যাবে কি না।
- Source code কার কাছে থাকবে? নিজের মতো বানানো software হলে কাজ শেষে code আর server-এর access আপনার হাতে আসবে কি না।
- SMS-এর খরচ কে দেবে? প্রতিটা SMS-এর খরচ আলাদা। quote-এর ভেতরে না বাইরে, জেনে নিন।
- নিজের মতো বদল করা যাবে কি না? আপনার স্কুলের গ্রেডিং পদ্ধতি বা fee-র নিয়ম আলাদা হলে software সেটা মানবে কি না।
- চালুর পরে কে দেখবে? সমস্যা হলে কাকে ফোন করবেন, আর বছরে কত দিন সাপোর্ট পাবেন।
আমরা কীভাবে কাজ করি
আমরা school ও college management software বানাই আপনার স্কুলের নিয়ম ধরে। প্রথমে একটা call-এ বুঝে নিই কী লাগবে। তারপর লিখিত দাম আর সপ্তাহ ধরে timeline দিই।
পুরো টাকা একবারে নিই না। ৪০% শুরুতে, যখন কাজের পরিধি আর design চূড়ান্ত হয়। ৪০% demo-তে, মূল অংশ চালিয়ে দেখানোর পর। আর বাকি ২০% চালু করা, staff training আর data তোলা শেষ হলে। কাজ শেষে source code আর server-এর access আপনার হাতে দিই। চালুর পর প্রথম ৩০ দিন সাপোর্ট বিনা খরচে।
শুরুর দাম আর কী কী থাকে, তা সফটওয়্যার পাতায় দেখুন। আপনার স্কুলের জন্য কী লাগবে, তা নিয়ে কথা বলতে চাইলে যোগাযোগ করুন।
সাধারণ প্রশ্ন
ছোট স্কুলেও কি software লাগে? শিক্ষার্থী কম হলেও বেতনের হিসাব আর রেজাল্টের কাজ থাকে। খাতায় ঠিকঠাক চললে তাড়া নেই। কিন্তু বকেয়া খুঁজতে বা রেজাল্ট বানাতে যদি প্রতি মাসে অনেক সময় যায়, তখন software সেই সময় বাঁচায়।
শিক্ষকরা কি software চালাতে পারবেন? নম্বর তোলা আর হাজিরা দেওয়ার কাজ phone থেকেও করা যায়, আর screen বাংলায় রাখা যায়। চালুর সময় staff training কাজের অংশ, আলাদা কিছু নয়।
Internet না থাকলে কী হবে? Software-টা web-এ চলে, তাই কাজ করতে internet লাগে। Data server-এ থাকে, তাই অফিসের computer নষ্ট হলেও তথ্য হারায় না। এলাকায় internet দুর্বল হলে প্রথম আলোচনাতেই সেটা বলুন, সেই অনুযায়ী ব্যবস্থা ঠিক করা হবে।