সন্ধ্যায় দোকান বন্ধের আগে ক্যাশ গুনে দেখলেন, খাতার হিসাবের সঙ্গে ৮০০ টাকা মিলছে না। কোন বিলটা লেখা হয়নি, কোন পণ্য বাকিতে গেছে, কেউ বলতে পারছে না। ফার্মেসিতে হলে প্রশ্নটা আরও কঠিন: তাকের কোন ওষুধের মেয়াদ আগামী মাসে শেষ? রেস্টুরেন্টে ভিড়ের সময় কোন টেবিলের অর্ডার রান্নাঘরে পৌঁছায়নি, সেটা টের পান customer রেগে যাওয়ার পরে।
এই প্রতিটা সমস্যার প্রথম সমাধান একটা ভালো POS software। কিন্তু "POS" নামে বাজারে যা পাওয়া যায়, সবই এক জিনিস নয়। মুদি দোকানের যা লাগে, ফার্মেসির তা যথেষ্ট নয়, আর রেস্টুরেন্টের দরকার একেবারে আলাদা। এই লেখায় দেখব তিন ধরনের ব্যবসায় POS-এ আসলে কী কী থাকা উচিত, cloud POS আর নিজের POS-এর পার্থক্য কী, আর প্রথম বছরে খরচ কেমন পড়ে।
POS software আসলে কী করে
POS মানে Point of Sale, যেখানে বিক্রি হয়, সেখানকার software। সহজ কথায়, counter-এ বিল করার সঙ্গে সঙ্গে তিনটা কাজ একসঙ্গে হয়ে যায়:
- বিল: পণ্য বা আইটেম বেছে দাম, ছাড়, মোট, আর ছাপা বা phone-এ পাঠানো রসিদ।
- স্টক: বিক্রি হলেই স্টক থেকে সেই পরিমাণ কমে যায়।
- হিসাব: দিন শেষে কত বিক্রি, কত নগদ, কত বাকি, কত লাভ, এক নজরে।
খাতা বা Excel-এ এই তিনটা আলাদা জায়গায় আলাদা সময়ে লেখা হয়, আর সেখানেই হিসাব হারায়। POS-এ একবার বিল করলেই বাকি দুটো নিজে থেকে হয়ে যায়।
মুদি, কাপড় বা যেকোনো খুচরা দোকানের POS-এ যা লাগে
খুচরা দোকানে মূল কথা গতি আর স্টকের সঠিক হিসাব।
- Barcode দিয়ে বিল। Scanner-এ পণ্য ছোঁয়ালেই নাম আর দাম ওঠে; ভিড়ের সময় counter আটকে থাকে না, ভুল দামও কম।
- স্টক কমে এলে সতর্কতা। কোন পণ্য শেষ হয়ে আসছে, অর্ডার দেওয়ার আগেই জানা যায়।
- বাকির খাতা। কোন customer কত টাকা বাকি রেখেছেন, কবে থেকে, নাম ধরে খোঁজা যায়।
- দিনের বিক্রি আর লাভ। শুধু মোট বিক্রি নয়, কেনা দাম বাদ দিয়ে আজ আসলে কত লাভ হলো।
- Phone থেকে দেখা। মালিক দোকানে না থাকলেও Android phone বা web থেকে আজকের বিক্রি দেখতে পারেন।
কাপড় বা জুতার দোকানে এর সঙ্গে সাইজ আর রং ধরে স্টক রাখার সুবিধা দেখে নিন। একই পণ্যের ৫টা সাইজ আলাদা আলাদা না গুনলে স্টক কখনো মিলবে না।
ফার্মেসির POS-এ যা লাগে
ফার্মেসিতে সাধারণ দোকানের সব কিছু লাগে, তার ওপর আরও দুটো জিনিস, যা না থাকলে software আসলে কাজের নয়।
Batch আর expiry। একই ওষুধ আলাদা batch-এ আসে, প্রতিটার মেয়াদ আলাদা। ভালো pharmacy software প্রতিটা batch আলাদা রাখে, বিলের সময় আগে মেয়াদ শেষ হবে এমন batch আগে বিক্রি করতে বলে, আর মেয়াদ শেষের আগেই তালিকা দেখায়। এতে মেয়াদোত্তীর্ণ ওষুধ ফেলে দেওয়ার ক্ষতি কমে, আর ভুল করে মেয়াদ পেরোনো ওষুধ বিক্রির ঝুঁকিও কমে।
Supplier-এর বকেয়া। ফার্মেসি সাধারণত কয়েকটা company-র প্রতিনিধি বা পাইকারের কাছ থেকে বাকিতে মাল তোলে। কার কাছে কত টাকা দেনা, কোন invoice-এর টাকা কবে দিতে হবে, এই হিসাব software-এ থাকলে মাস শেষে টানাটানি কমে।
এর সঙ্গে দ্রুত খোঁজার সুবিধা জরুরি: ওষুধের brand নাম বা generic নাম, দুটো দিয়েই যেন খোঁজা যায়, কারণ customer প্রায়ই প্রেসক্রিপশনের নাম বলেন, আর তাকে থাকে অন্য company-র একই ওষুধ।
রেস্টুরেন্টের POS-এ যা লাগে
রেস্টুরেন্টে বিক্রি হয় পণ্য নয়, মেনুর আইটেম, আর সময়টা অনেক বড় বিষয়।
- টেবিল ধরে অর্ডার। কোন টেবিলে কী অর্ডার হয়েছে, কতক্ষণ আগে, বিল হয়েছে কি না, এক screen-এ।
- Kitchen ticket। অর্ডার নেওয়ার সঙ্গে সঙ্গে রান্নাঘরে ticket পৌঁছায়। কাগজের চিরকুট হারায় না, হাতের লেখা ভুল পড়ার সুযোগ থাকে না।
- Dine-in, parcel আর delivery আলাদা। একই আইটেমের দাম বা প্যাকেজিং খরচ আলাদা হতে পারে; হিসাবও আলাদা দেখা দরকার।
- দিনের বিক্রি live। মালিক দেখতে পান এই মুহূর্তে কত টেবিল চলছে আর আজ কোন আইটেম সবচেয়ে বেশি বিক্রি হলো।
রেস্টুরেন্টের জন্য আরেকটা প্রশ্ন করে নিন: কাঁচামালের স্টক (চাল, তেল, মাংস) কি software-এ রাখা যাবে? শুরুতে না লাগলেও ব্যবসা বড় হলে এটাই খরচ নিয়ন্ত্রণের প্রধান জায়গা হয়।
Cloud POS (মাসিক ভাড়া) বনাম নিজের POS (এককালীন)
POS নেওয়ার দুটো পথ।
Cloud POS। Software চলে সেবাদাতার server-এ, আপনি প্রতি আউটলেটের জন্য মাসিক ভাড়া দেন। নিজের server বা বড় কম্পিউটার লাগে না, শুরু করা দ্রুত। Software-এর কাজের ধারা তৈরি করা থাকে, আপনি সেভাবে চালান।
নিজের POS (custom)। আপনার দোকানের নিয়ম ধরে বানানো: নিজস্ব ছাড়ের নিয়ম, বিশেষ report, বা অন্য software-এর সঙ্গে যুক্ত করা। এককালীন খরচ বেশি, তবে software আপনার, মাসে মাসে আউটলেট-ভাড়া নেই।
মোটামুটি নিয়ম: একটা বা দুটো আউটলেট, আর কাজের ধারা সাধারণ দোকানের মতো হলে cloud POS দিয়ে শুরু করুন। নিজস্ব নিয়ম অনেক বেশি হলে, বা POS-কে পরে পুরো ERP-র অংশ বানানোর পরিকল্পনা থাকলে, custom।
প্রথম বছরের খরচ: একটা হিসাব
বাজারে দামের পার্থক্য অনেক। উদাহরণ হিসেবে Creative Digital IT-র site-এ প্রকাশিত শুরুর দাম:
| ধরন | শুরুর দাম | কী থাকে |
|---|---|---|
| Cloud POS (দোকান, ফার্মেসি, রেস্টুরেন্ট) | ৳১,৪৯০ / আউটলেট / মাস + এককালীন setup ৳১৫,০০০ | বিল, স্টক, barcode, দিনের বিক্রি আর লাভ, ১টা counter, Android আর web থেকে |
| POS & inventory (custom) | ৳৮০,০০০ থেকে, এককালীন | দ্রুত বিল, স্টকের হিসাব, দিনের লাভ |
| Pharmacy management (custom) | ৳৮০,০০০ থেকে, এককালীন | Batch আর expiry ট্র্যাক, দ্রুত বিল, supplier-এর বকেয়া |
| Restaurant management (custom) | ৳৮০,০০০ থেকে, এককালীন | অর্ডার, kitchen ticket, টেবিল আর দিনের বিক্রি live |
একটা আউটলেটের হিসাব:
- Cloud POS, মাসে মাসে: setup ৳১৫,০০০ + (৳১,৪৯০ × ১২ মাস) = প্রথম বছরে ৳৩২,৮৮০। পরের বছর থেকে শুধু ভাড়া, ৳১৭,৮৮০।
- Cloud POS, বাৎসরিক: ১২ মাসের বদলে ১০ মাসের দাম, তাই ভাড়া ৳১৪,৯০০; setup-সহ প্রথম বছরে ৳২৯,৯০০।
- Custom POS: ৳৮০,০০০ থেকে, এককালীন। Launch-এর পরে প্রথম ৩০ দিন ফ্রি সাপোর্ট; এরপর bug fix, update আর backup-এর জন্য software care চাইলে মাসে ৳৯,৯৯০।
অর্থাৎ এক আউটলেটের সাধারণ দোকানে cloud POS-এ শুরুর খরচ অনেক কম। Custom তখনই যুক্তিসঙ্গত, যখন আপনার এমন নিয়ম আছে যা তৈরি software-এ মেলে না। একাধিক আউটলেট হলে setup আর ভাড়া মিলিয়ে আসল খরচ লিখিত quote-এ ঠিক হয়; উপরের সংখ্যা শুধু শুরুর দাম।
কেনার আগে ৬টা প্রশ্ন করুন
- Demo-তে আমার নিজের ১০টা পণ্য দিয়ে বিল করে দেখাবেন? তৈরি করা demo নয়, আপনার আসল পণ্য।
- Internet চলে গেলে বিল করা যাবে কি? না গেলে কী বিকল্প, সেটা আগে জেনে নিন।
- পুরোনো খাতা বা Excel-এর স্টক আর বাকির হিসাব কে তুলবে? এর জন্য আলাদা খরচ আছে কি?
- Data কার? বন্ধ করলে আপনার বিক্রি আর customer-এর তথ্য export করে নিতে পারবেন কি?
- Staff-কে কে শেখাবে, কতদিন? Counter-এর মানুষ স্বচ্ছন্দ না হলে সবচেয়ে ভালো software-ও অচল।
- সমস্যা হলে কাকে, কোন নম্বরে, কত সময়ে পাবেন? লিখিত রাখুন।
শেষ কথা
POS কোনো বিলাসিতা নয়, এটা দিনের হিসাব মেলানোর যন্ত্র। দোকানে barcode আর বাকির খাতা, ফার্মেসিতে batch আর expiry, রেস্টুরেন্টে টেবিল আর kitchen ticket: আপনার ব্যবসার এই মূল জিনিসগুলো যে software ঠিকঠাক করে, সেটাই আপনার POS। ব্যবসা কয়েকটা শাখায় ছড়ালে POS থেকে পুরো ERP-তে যাওয়ার পথ আছে কি না, সেটাও শুরুতে জেনে রাখুন।
আপনার দোকান, ফার্মেসি বা রেস্টুরেন্টে কোন POS মানাবে, ৩০ মিনিটের ফ্রি পরামর্শে আমরা বুঝে নিই, তারপর লিখিত দাম দিই। ফোন বা WhatsApp: 01868996666।
সাধারণ প্রশ্ন
POS software-এর জন্য কি আলাদা কম্পিউটার লাগবে? Cloud POS Android আর web থেকে চলে, তাই একটা Android phone/tablet বা যেকোনো কম্পিউটারের browser দিয়েই শুরু করা যায়। Barcode scanner আর রসিদ printer লাগবে কি না, তা আপনার বিক্রির ধরনের ওপর নির্ভর করে।
পরে ব্যবসা বড় হলে কি POS বদলাতে হবে? সবসময় নয়। কয়েক শাখা হলে Business ERP-তে (বিক্রি + স্টক + হিসাব, HR আর বেতন) যাওয়া যায়, আর পুরোনো data নিয়ে যাওয়া যায়। কেনার সময়ই জেনে নিন data export করা যায় কি না।
ফার্মেসি আর মুদি দোকান কি একই POS চালাতে পারে? সাধারণ বিল আর স্টক একই রকম, কিন্তু ফার্মেসির জন্য batch আর expiry ট্র্যাক না থাকলে সেই software ফার্মেসিতে ঝুঁকির। তাই আলাদা pharmacy software বা সেই সুবিধাসহ POS নিন।